Não adianta negar: nada pior do que chegar em casa depois de um dia de trabalho e não conseguir descansar, já que o interfone, com solicitações diversas dos moradores, não para de tocar.
Para evitar que a carreira do síndico comece mal, é possível que já na ata da sua eleição estejam discriminados os canais de comunicação a serem utilizados. Assim, fica claro como o condômino deve agir no momento em que precisar se comunicar com o síndico – seja um e-mail ou um registro no livro de ocorrências.
Mas não é só o morador que deve se adequar ao síndico. Esse deve responder em um certo período de tempo aos moradores. O considerado adequado pelos especialistas ouvidos foi em até quatro dias. Mais do que isso pode gerar um sentimento de desconforto.
Nem sempre, porém, o síndico consegue responder às questões levantadas pelos moradores nesse período de tempo, seja pela complexidade da situação, ou simplesmente por estar com muitos afazeres. Nesses casos, o síndico deve ser honesto, responder que recebeu o e-mail do morador e que irá tomar as medidas cabíveis em breve.
Para reclamações no livro de ocorrências, o prazo se estica para até sete dias.
Outra forma para se comunicar com os moradores é ter um quadro de avisos também na garagem, já que muitos condôminos entram e saem apenas por ali.
O quadro de avisos também pode estar no elevador, mas com ressalvas. Os assuntos tratados ali não devem ser nem de segurança ou de inadimplência.
Internet
- Sites para condomínios, vem se tornando cada vez mais comuns. Usando o site é possível integrar a comunicação do síndico com todos os condôminos para envio de comunicados e registro de ocorrências, por exemplo. Também é possível fazer reservas de áreas de lazer, controle de acesso da portaria, publicar atas, documentos e classificados, entre outros;
- Algumas administradoras oferecem também um ambiente digital para a comunicação entre condôminos e síndico. Nesse tipo de plataforma, o morador também consegue acessar dados sobre as finanças do prédio e balancetes, o que diminui o número de pedidos para o síndico;
- A internet ou o uso de e-mail também é uma possibilidade para quem tem reclamações sobre a zeladoria ou sobre os funcionários do prédio. Nesses casos, ou se fala diretamente com o síndico ou se escreve para ele. Muita gente não se sente confortável registrar esse tipo de problema no livro de ocorrências e
- O uso de informativos – online ou impressos – é uma boa opção. Assim não se passa aquela ideia equivocada de que o síndico resolve tudo sozinho;
Pessoalmente
- Mesmo com tantos outros canais de comunicação, é indispensável que o síndico disponha que algum tempo para atender os moradores pessoalmente;
- É imprescindível que o síndico tenha pelo menos um período do dia a cada duas semanas para conversar com os moradores e
- Ele também indica o atendimento em horários diferenciados, como aos finais de semana, em prédios de veraneio, quando estes estão mais cheios.
Os sete passos para uma melhor comunicação com os moradores
- Estipule regras;
- Desde o início da gestão deixe claro como devem ser direcionadas as reclamações e sugestões;
- Determine um prazo para as respostas. O ideal é demorar menos que uma semana para atender o morador que se manifestou;
- Não centralize. É possível pedir ajuda aos membros do Conselho e à Administradora: em caso de dúvidas, os moradores também podem recorrer a eles;
- Atenda pessoalmente. Mesmo que só duas vezes por mês, é importante separar um tempo para atender pessoalmente os condôminos;
- Comunique-se: O uso de informativos (online ou impresso) é valioso e poupa o síndico de ter que explicar a mesma coisa inúmeras vezes e
- Interfone só para assuntos urgentes. Deixe claro que telefone e interfone do síndico não são para primeiro contato, a não ser em urgências, como incêndios, acidentes ou roubos.